Cómo crear documentos accesibles en PDF, Word y PPT

La accesibilidad en documentos asegura que todas las personas puedan comprender, navegar y usar la información, independientemente de su discapacidad.

Incluye aspectos perceptivos, operativos y cognitivos. Las pautas internacionales que rigen estas prácticas son las WCAG.

En el caso de los PDF, además se aplica el estándar PDF/UA (ISO 14289), que define cómo deben etiquetarse y estructurarse estos archivos para que las tecnologías de apoyo (lectores de pantalla, navegación por teclado, etc.) los procesen correctamente.

Importancia de los documentos accesibles

Crear documentos accesibles aporta tres beneficios clave:

• Accesibilidad social y legal: reduce barreras de acceso y ayuda a cumplir obligaciones legales.
• Mejora de la experiencia de usuario: la estructura semántica facilita la lectura y la navegación, incluyendo a personas con lectores de pantalla.
• Impacto en SEO: los motores de búsqueda indexan PDFs textuales. Metadatos, títulos y texto claro favorecen la indexación y el posicionamiento.

Buenas prácticas para estructurar documentos accesibles

A continuación se detallan las prácticas fundamentales.

Uso adecuado de estilos de encabezado (H1–H6)

Los lectores de pantalla usan la jerarquía de encabezados para navegar. Las etiquetas semánticas crean un árbol lógico de contenido.

Cómo hacerlo en Word/PPT:

• Usa Estilos integrados para títulos y subtítulos (Título 1, Título 2, etc.).
• Evita formatear manualmente (tamaño o negrita) en lugar de aplicar estilos.
• Para documentos largos, genera un índice automático: al exportar a PDF se convierte en marcadores accesibles.

Títulos, metadatos y nombres de archivo descriptivos

Los metadatos aportan contexto a usuarios y a buscadores. Un título correcto mejora la usabilidad y la indexación.

Qué revisar:

• Propiedad Title en las propiedades del documento.
• Etiqueta Language (idioma primario del documento).
• Nombre de archivo claro y legible, con la palabra clave objetivo.
• Descripción/metadata para mejorar resultados en buscadores y compartir enlaces.

Texto legible y contraste visual

El contraste y la legibilidad influyen en la accesibilidad visual y cumplen WCAG. Las relaciones mínimas son 4.5:1 para texto normal y 3:1 para texto grande.

Buenas prácticas:

• Tipografías sans-serif (sin serifa) legibles y tamaño base de 12 pt para documentos largos. Estas fuentes son conocidas como "palo seco" en español y transmiten una estética más moderna, simple, limpia y minimalista.
• Evita texto en imágenes. Si existe, incluye la misma información en texto real.
• Verifica contrastes con herramientas automáticas antes de exportar.

Texto alternativo en imágenes, gráficos y figuras

El texto alternativo transmite el significado de imágenes a usuarios de lectores de pantalla. Las pautas indican describir la función o el mensaje de la imagen, no su apariencia.

Cómo redactar el texto alternativo:

• Sea conciso y relevante. Describa la función de la imagen en el contexto.
• Para imágenes complejas, (infografías, mapas), incluye un resumen en el cuerpo del documento o en un anexo.
• Marque como decorativas las imágenes sin valor informativo, para que no interrumpan la navegación.
• Herramientas: Word y PowerPoint permiten editar texto alternativo desde el panel «Editar texto alternativo».

Tablas, listas y enlaces accesibles

Las tablas deben presentar datos ordenados. Los enlaces deben tener texto claro. Los lectores de pantalla identifican estos elementos por sus atributos semánticos.

Buenas prácticas para tablas:

• Usa tablas solo para datos, no para diseño.
• Define filas o columnas de cabecera correctamente.
• Añade resumen si la tabla es compleja.

Buenas prácticas para enlaces y listas:

• Enlaces descriptivos: mejor “Consulta la [Guía de accesibilidad]” que “haz clic aquí”.
• Usa listas con viñetas o numeración mediante estilos, no con símbolos manuales.

Formularios y campos interactivos

Los formularios requieren etiquetas y orden de tabulación claros.

Cómo crear formularios accesibles:

• Use AcroForm o herramientas de formulario estándar. Evite formatos que impidan la interacción con tecnologías de asistencia.
• Añada Tooltips como etiquetas accesibles para cada campo. Screen readers leerán ese texto al navegar.
• Configure orden de tabulación y roles semánticos para controles complejos.

Nota técnica: algunos tipos de formulario pueden presentar limitaciones de accesibilidad según la herramienta lectora. Evalúe compatibilidad antes de elegir el formato.

Cómo convertir Word o PPT en PDF accesible (paso a paso)

Este procedimiento se utiliza cuando Word o PowerPoint son el archivo original. La exportación directa mantiene la estructura semántica y las etiquetas correctas.

1. Prepara el origen
   • Aplica estilos de encabezado, tablas y listas semánticas.
   • Añade texto alternativo a todas las imágenes.
   • Establece el idioma del documento y propiedades.
      
2. Corrige con el comprobador de accesibilidad
   • Ejecuta la herramienta de accesibilidad en Office. Corrige los avisos automáticos.
      
3. Exporta a PDF con etiquetas
   • En Word: Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. En opciones, marca Document structure tags for accessibility.
   • En PowerPoint: usa Exportar o Guardar como PDF y asegúrate de conservar las etiquetas.
      
4. Verifica en Acrobat (opcional pero recomendable)
   • Abre el PDF en Acrobat Pro. Ejecuta Prepare for accessibility y Accessibility Check. Corrige fallos que requieran intervención manual.

Herramientas útiles para verificar accesibilidad

Combina pruebas automáticas y revisiones manuales. Ninguna herramienta automatiza todo el proceso.

Herramientas automáticas recomendadas:

• Accessibility Checker de Microsoft Office (Word/PowerPoint). Útil antes de exportar.
• Adobe Acrobat Pro — Accessibility: panel para etiquetar y corregir, incluye acciones automatizadas.
• PDF Accessibility Checker (PAC): validador PDF/UA y WCAG orientado a PDFs. Herramienta de referencia para cumplimiento PDF/UA.
• Foxit / PDFix / otras: ofrecen comprobadores y editores de etiquetas para PDF.

Herramientas para pruebas de usuario y lectura:

• NVDA (gratuito) y JAWS (comercial) para pruebas con lectores de pantalla. Realice pruebas reales de navegación y lectura.

Verificación: combinar pruebas automáticas y manuales

Estrategia recomendada:

• Primera pasada (automática): Office → Accessibility Checker. Exportar con etiquetas. Ejecutar PAC o Acrobat.
• Segunda pasada (manual): inspeccionar panel de tags, leer con NVDA/JAWS, probar tabulación en formularios, revisar textos alternativos.
• Registro y remediación: documente los errores, asigne prioridades y vuelva a comprobar tras las correcciones.

Recuerde: algunas comprobaciones requieren juicio humano, como la importancia de un texto alternativo o la lógica de orden de lectura. Ninguna herramienta puede verificar todo automáticamente.

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